Mieux s’organiser dans les missions d’accueil

Mieux s’organiser dans les missions d’accueil

12 jours (84h)
Disponible en :
  • Intra-entreprise
  • Inter-entreprises
  • Présentiel
  • Distance
  • Accessibilité aux personnes handicapées, nous consulter

Objectifs

Améliorer la qualité de son accueil grâce à une meilleure organisation (personnelle et de son poste de travail) en s’appuyant sur des outils efficaces et des supports d’information pertinents.

Pré-requis

Aucun

Public

Toute personne en charge de l’accueil téléphonique et physique voulant améliorer son organisation

Difficulté

Le programme de formation

Comprendre l’importance de l’organisation dans la fonction accueil

  • Identifier ses missions
  • Clarifier les exigences et contraintes du poste
  • Rendre cohérentes organisation et qualité de l’accueil
  • Mieux organiser le lieu d’accueil
  • Poser un diagnostic sur son environnement d’accueil : lumière, couleur, mobilier, décoration, ergonomie du poste de travail
  • confidentialité
  • cohérence avec les attentes des visiteurs
  • Bâtir un plan d’amélioration
  • Savoir l’argumenter et le mettre en œuvre

S’informer et développer son réseau interne

  • Comprendre et analyser les documents existants
  • Aller chercher l’information
  • Savoir qui fait quoi avec précision
  • Se créer des outils adaptés

Outiller la fonction accueil et téléphone

  • Répertorier les numéros de téléphone utiles
  • Créer une base d’information en réponse aux « FAQ » (questions les plus fréquemment posées)
  • Créer des procédures claires pour pallier ses absences
  • Créer les supports adaptés pour : traiter courrier et fax, gérer les demandes de coursiers, tenir les plannings des salles

Transmettre et diffuser un message fiable

  • Choisir le bon média de communication
  • Poser les bonnes questions
  • Sélectionner les informations pertinentes
  • Créer les outils adaptés à la prise de message

Nos domaines de formation

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