Les fondamentaux du secrétariat

Les fondamentaux du secrétariat

12 jours (84h)
Disponible en :
  • Intra-entreprise
  • Inter-entreprises
  • Présentiel
  • Distance
  • Accessibilité aux personnes handicapées, nous consulter

Objectifs

Maîtriser les techniques indispensables à l’exercice du secrétariat Adopter d’emblée un comportement professionnel. Développer l’autonomie et la confiance en soi. Les acquis du cycle sont centrés sur : le positionnement du rôle de la secrétaire ; l’acquisition des compétences clés : organisation, gestion du temps, classement, expression écrite et orale, logiciel de bureautique.

Pré-requis

Aucun

Public

Secrétaire débutante. Toute personne en reconversion au secrétariat.

Difficulté

Le programme de formation

Partie 1 : S’ORGANISER, GAGNER DU TEMPS ET CLASSER (2 jours)

  • Situer la fonction de secrétaire
  • Définir son rôle, ses missions.
  • Identifier les compétences à mettre en œuvre dans sa fonction.
  • Organiser ses activités
  • Suivre plusieurs activités simultanées.
  • Organiser les réunions, les déplacements.
  • Prendre ou passer le « relais » à une collègue
  • S’accorder sur des pratiques communes.
  • Créer le guide des procédures « secrétariat ».
  • Coopérer en équipe
  • Établir des relations de partenariat.
  • Aborder de façon constructive les situations conflictuelles.
  • Classer avec méthode
  • Utiliser la méthode adaptée aux besoins des utilisateurs.
  • Connaître les règles en matière de conservation de documents.
  • Mettre en place un plan de classement évolutif.
  • S’organiser avec la micro-informatique
  • Organiser le classement électronique des documents.
  • Élaborer des applications communes : base de gestion documentaire ; planning ; enregistrement du courrier ; gestion des adresses…

Partie 2 : MAÎTRISER LES ÉCRITS PROFESSIONNELS (2 jours)

  • Viser le zéro faute
  • Échapper aux « pièges » courants de l’orthographe : les règles du pluriel ; des majuscules ; les bizarreries du français.
  • Maîtriser les règles de grammaire « sources d’erreurs » les plus fréquentes : les participes passés ; les accords…
  • Rédiger lettre, e-mail, fax
  • Structurer ses écrits et gagner du temps.
  • Soigner le style.
  • Réaliser des comptes rendus simples
  • Prendre des notes.
  • Structurer et rédiger le compte rendu.
  • Bien présenter les écrits : lettres, présentations, comptes rendus
  • Maîtriser les règles fondamentales de présentation des documents.

Partie 3 : BIEN COMMUNIQUER EN FACE-À-FACE ET AU TÉLÉPHONE (2 jours)

  • Communiquer efficacement
  • Écouter, proposer, être assertif.
  • Recevoir une directive et créer la confiance.
  • Savoir exposer des informations et prendre la parole en public.
  • Les bonnes pratiques téléphoniques
  • Faire bonne impression.
  • Traiter l’appel avec amabilité, concision et rigueur.
  • Conclure l’entretien.
  • Prendre un message efficace
  • Utiliser les techniques de questionnement.
  • Prendre des notes pertinentes.
  • Gérer les appels difficiles
  • Savoir filtrer et faire barrage.
  • Gérer les interlocuteurs mécontents, insistants.

Partie 4 : MISE A NIVEAU INFORMATIQUE

  • En auto-formation individualisée et tutorée après une évaluation personnalisée sur Word, Excel et Powerpoint le stagiaire afin de déterminer son niveau de connaissance et adapté le parcours de formation.
  • Puis 6 jours de formation, pour être capable d’utiliser correctement les fonctionnalités de bases, à avancées, de ses 3 logiciels.

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