Les fondamentaux du secrétariat

12 jours (84h)

Modalités :

Ouverture du stage à partir de 3 personnes.

* le prix annoncé est en hors taxe par personne et par jour

**le prix annoncé est en hors taxe par groupe et par jour

Objectifs

Maîtriser les techniques indispensables à l’exercice du secrétariat Adopter d’emblée un comportement professionnel. Développer l’autonomie et la confiance en soi. Les acquis du cycle sont centrés sur : le positionnement du rôle de la secrétaire ; l’acquisition des compétences clés : organisation, gestion du temps, classement, expression écrite et orale, logiciel de bureautique.

Pré-requis

Aucun

Public

Secrétaire débutante. Toute personne en reconversion au secrétariat.

Difficulté

Le programme de formation

Partie 1 : S’ORGANISER, GAGNER DU TEMPS ET CLASSER (2 jours)

Situer la fonction de secrétaire
Définir son rôle, ses missions.
Identifier les compétences à mettre en œuvre dans sa fonction.
Organiser ses activités
Suivre plusieurs activités simultanées.
Organiser les réunions, les déplacements.
Prendre ou passer le « relais » à une collègue
S’accorder sur des pratiques communes.
Créer le guide des procédures « secrétariat ».
Coopérer en équipe
Établir des relations de partenariat.
Aborder de façon constructive les situations conflictuelles.
Classer avec méthode
Utiliser la méthode adaptée aux besoins des utilisateurs.
Connaître les règles en matière de conservation de documents.
Mettre en place un plan de classement évolutif.
S’organiser avec la micro-informatique
Organiser le classement électronique des documents.
Élaborer des applications communes : base de gestion documentaire ; planning ; enregistrement du courrier ; gestion des adresses…

Partie 2 : MAÎTRISER LES ÉCRITS PROFESSIONNELS (2 jours)

Viser le zéro faute
Échapper aux « pièges » courants de l’orthographe : les règles du pluriel ; des majuscules ; les bizarreries du français.
Maîtriser les règles de grammaire « sources d’erreurs » les plus fréquentes : les participes passés ; les accords…
Rédiger lettre, e-mail, fax
Structurer ses écrits et gagner du temps.
Soigner le style.
Réaliser des comptes rendus simples
Prendre des notes.
Structurer et rédiger le compte rendu.
Bien présenter les écrits : lettres, présentations, comptes rendus
Maîtriser les règles fondamentales de présentation des documents.

Partie 3 : BIEN COMMUNIQUER EN FACE-À-FACE ET AU TÉLÉPHONE (2 jours)

Communiquer efficacement
Écouter, proposer, être assertif.
Recevoir une directive et créer la confiance.
Savoir exposer des informations et prendre la parole en public.
Les bonnes pratiques téléphoniques
Faire bonne impression.
Traiter l’appel avec amabilité, concision et rigueur.
Conclure l’entretien.
Prendre un message efficace
Utiliser les techniques de questionnement.
Prendre des notes pertinentes.
Gérer les appels difficiles
Savoir filtrer et faire barrage.
Gérer les interlocuteurs mécontents, insistants.

Partie 4 : MISE A NIVEAU INFORMATIQUE

En auto-formation individualisée et tutorée après une évaluation personnalisée sur Word, Excel et Powerpoint le stagiaire afin de déterminer son niveau de connaissance et adapté le parcours de formation.
Puis 6 jours de formation, pour être capable d’utiliser correctement les fonctionnalités de bases, à avancées, de ses 3 logiciels.

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